5 причин вложить инвойс в посылку (и как его сделать)

5 причин вложить инвойс в Etsy посылку

Я не очень много заказываю с Этси, поэтому одна из недавних посылок меня немного удивила. Внимание привлек не сам товар – это были чудесные серёжки из Таиланда – а то, что было внутри посылки. Инвойс, или упаковочная квитанция со списком заказанных товаров. Я никогда не вкладывала её в свои заказы. Это посылка и недавние комментарии, в частности от Анастасии из TinyFurniture, заставили меня разобраться, зачем же он нужен.

Зачем вкладывать инвойс

1. Когда много товаров. Мне кажется, что вкладывать инвойс в посылку стоит, прежде всего, когда у нас заказали несколько товаров. Так мы и сами проверим себя по списку, всё ли вложили, и покупатель легко вспомнит спустя 3-4 недели после покупки, что он вообще заказывал.

Etsy инвойс - список товаров

2. Ваш бренд. Помимо этого, в инвойсе содержится информация о вашем бренде: логотип и адрес Etsy-магазина. Бывает так, что покупатель одновременно заказывает несколько посылок с Etsy (а также с других интернет-магазинов). И потом ему тяжело вспомнить, откуда что пришло. И ещё сложнее оставить отзыв, если в посылке нет визиток или какой-либо записки.

3. Предложить скидку. Инвойс может выполнить и роль маркетингового инструмента — для клиента можно создать скидочный купон на следующую покупку. Как известно, гораздо проще получить заказ от бывшего клиента, чем найти нового.

Etsy инвойс - купон на скидку

4. Сообщение покупателю. Если у вас есть особые инструкции к товару, то их также можно включить в инвойс. Или написать, как можно вернуть товар, если он не понравился. Или как оставить отзыв на Etsy, если покупатель без ума от вашего изделия.

Etsy инвойс - текст покупателю

5. Проблемы с таможней. Также возможен вариант, что на таможне вашу посылку вскроют и проверят содержимое. Таможенные службы некоторых стран могут не пропустить посылку, если в ней не будет подобного инвойса. (Кстати, о размерах таможенных сборов я писала здесь).

Кроме того, если во время вскрытия на упаковке повредится адрес получения, то единственным вариантом доставить посылку будет информация из инвойса.

Etsy инвойс - адрес получателя

Как распечатать инвойс в Etsy

Для этого перейдите на страницу вашего заказа и нажмите кнопку «Print order» сверху справа.

Etsy как распечатать инвойс

Etsy предлагает распечатать 2 документа: для покупателя (Packing slip) и для продавца (Order receipt).

Etsy инвойс для покупателя и продавца

Если нажать на ссылку «Customize options», то откроются настройки печати.

Etsy инвойс параметры

Здесь есть множество параметров. Давайте пройдёмся по ним сверху вниз.

  • Shop icon/shop banner – что будет напечатано в самом верху листа (иконка или баннер магазина)
  • Ships from – город и страна магазина
  • Buyer notes – комментарий к заказу, который оставил покупатель
  • Listings photos – в инвойс попадёт небольшая первая фотография товара
  • Private notes – включить в инвойс сообщение, которые мы написали к данному заказу
  • Cost breakdown — указывать в инвойсе цену изделий (стоит отключить, если отправляете подарок)
  • Add coupon code – прикрепить скидочный купон. Если у вас нет подходящего, то создайте новый «Create new coupon»
  • Add a personalized note – сообщение покупателю
  • Save these settings for next time – сохранить настройки для следующего раза

В документе для продавца галочек поменьше:

Etsy инвойс для продавца

После этого кнопка «Print order» выводит готовый документ на печать.

Как распечатать инвойс в PayPal

Если вам по каким-то причинам не понравится вариант с упаковочным листом от Etsy, то аналогичный можно распечатать и с помощью PayPal.

Если вы работаете в русскоязычном интерфейсе PayPal, то сначала необходимо сменить его на английский. В противном случае часть текста в инвойсе распечатается на русском языке.

Для этого нажмите на значок шестерёнки сверху справа (рядом с кнопкой «Выйти»). После чего в «Параметрах счёта» измените язык на English.

Paypal распечатать инвойс

Чтобы изменения заработали, необходимо выйти и снова войти в Пайпал аккаунт.

Теперь, когда у нас стало всё на английском выбираем нужный платёж и нажимаем кнопку «Print packing slip».

Paypal print packing slip

Внешне здесь не так красиво, как на Etsy — но тоже есть вся необходимая информация: состав заказа, адрес получателя и отправителя. Единственное, что нельзя сделать — скрыть стоимость товаров.

Пайпал - печать инвойса

Если нажать кнопку «Edit», то можно слегка отредактировать шаблон инвойса:

  • Display your logo – можно вставить ссылку на ваш логотип
  • Your address – показать или скрыть ваш обратный адрес
  • Your phone – показать или скрыть ваш телефон
  • Customize your message here – изменить текст сообщения для покупателя

Пайпал изменить текст инвойса

После этого нажимайте «Print order» и распечатывайте инвойс.

Заключение

Упаковочная квитанция, или инвойс, полезен как для покупателя, так и для продавца:

  • чтобы сверить содержимое посылки с заказом
  • избежать проблем на таможне
  • бесплатно прорекламироваться за счёт упоминания бренда и купона на скидку

А вкладываете ли вы в свои посылки инвойсы? Если да, то пишите ли какой-то текст покупателю? И были ли случаи, когда покупатели просили отправить им этот документ, так как иначе его не пропускала таможня?

Настольная книга Etsy-продавца

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

46 thoughts on “5 причин вложить инвойс в посылку (и как его сделать)

  1. Замечательная мысль, я даже и не думала о необходимости накладной. Не знала о возможных проблемах на таможне и супер мысль, что в инвойсе может быть адрес, если он повредится на коробке. Хотя бы по этим двум причинам можно его вкладывать, даже если товар один. Инструкция как его достать очень подробная и понятная.

    Как всегда спасибо, Ирочка!

  2. Обязательный документ для себя и покупателя. Каждый знает что купил, и что отправил.
    И в случае повреждения посылки или проверки, есть чёткий перечень товаров — чек покупки, как в любом магазине. И информация о БРЕНДЕ. Этот документ — серьёзный аргумент для всех задействованных сторон!
    Вкладывать! и ещё фотографировать посылку со всем содержимым, чеком, обратным адресом и приёмщицей на почте! Фоторепортаж на тему: «Один день из жизни продавца.»

    Удачи и ПРОЦВЕТАНИЯ! ArtPortal1618

    • Здравствуйте.
      Спасибо за ваше мнение и совет по поводу фотографирования. Сама стараюсь делать фотографии отправки. Кто знает, когда может пригодиться…

  3. Доброй ночи!
    «Таможенные службы некоторых стран могут не пропустить посылку, если в ней не будет подобного инвойса.» — а какие точно это страны? Где можно узнать список?)) И должна ли быть обьявлена стоимость в этом случае? И как они вообще определяют стоимость, если это как подарок и без страховки (где стоимость обьявляется)? Не очень понятно, почему туда же входит стоимость доставки, ведь оплачиваю ее я, изначально. И писать ли ее в таком случае в Инвойсе? Одни вопросы))
    Кстати как быть, если, как например у Вас, доставку вы предоставляете бесплатно, т.е. заказчик даже не знает, какая стоимость может быть в принципе и это как повлияет на VAT и пр. и пр.

    • И не будет ли странно для таможни выглядеть такой «подарок» с реквизитами продавца (не открывшего пока что ИП и пр). Т.е. нет ли тут риска.

      • Здравствуйте, Наталья.
        Я думаю, что проблем для продавца не должно быть. Вряд ли таможенникам есть дело до того, в каком статусе находится отправитель посылки из другой страны.

    • Здравствуйте, Наталья.
      К сожалению, такого списка стран у меня нет. В комментариях, если не ошибаюсь, писали как-то про Италию. Что касается того, как таможенники узнают стоимость — тут всё, видимо, зависит от конкретных людей и правил страны. Может быть где-то всё «на глаз» определяют, особо не разбираясь. Но в случае недорогих товаров (до 50 долларов) лично у меня пока никаких проблем с иностранными таможнями не было.

  4. Да, это очень полезная для меня статья! Я обычно не распечатываю такие инвойсы из системы, а составляю все сама в виде красивой открытки ручной работы, на которой написано скорее пожелание клиенту, напутствующие слова и слова благодарности! Прилагаю визитки и магнитики со своим брендом. А узнав, что может адрес затереться, а тут есть возможность его продублировать и содержимое для таможни на всякий случай, то возьму это на заметку! Хорошо когда есть составляющая эстетическая в виде приятных эмоций(открытка и др.), а другое дело — практическая важная сторона, которую я упустила) Спасибо за статью!

    • Здравствуйте, Таня.
      Большое спасибо за ваш комментарий.
      А как покупатели относятся к вашим открыткам и магнитикам? Мне самой всегда приятно получить такие мелочи, которые сближают с продавцом. Сразу понимаешь, что получил товар от реального человека!

      • Да, и мне бы хотелось такие маленькие сентиментальные моменты встречать в посылках, но пока из тех продавцов у кого я заказывала, еще никто такого не делал! А я вкладываю открытки ручной роботы, магнитик, все оформлено веточкой лаванды засушенной и упаковано в красивый пакетик, а еще по-возможности заранее покупаю в магазинах интересные леденцы для своих покупателей, и при заказе их тоже прикладываю к посылке. Обычно люди пишут потом в сообщения, что им приятно и особенное спасибо за леденец!) А иногда благодарят за внимание к деталям, имея в виду этот маленький «комплимент» от меня как мастера))

        • Кстати, я вот по себе заметила, что мне гораздо ценнее небольшой презент, пусть даже крохотный-крохотный, чем скидка. Ты вроде как деньги заплатил и забыл, а когда в посылке что-то вложено, создается ощущение внимания и заботы.
          Таня, у вас отличный сервис, побольше вам благодарных покупателей и удовлетворения от процесса!

          • Ирин, спасибо вам!) Я действительно так благодарна и радуюсь своим покупателям, что для меня это не составляет особого труда.

        • Таня, а вы указываете в таможенной декларации кроме товара открытку,леденец?

          • Интересно, я вкладываю открытку, думала тоже про карамельки — потом узнала, что международными отправлениями ничего пищевого отправлять нельзя — теперь сомневаюсь. Магнитик тоже хорошая идея, или небольшой блокнот, или забавные канцтовары, наклейки — можно сделать со своим логотипом, кстати. Маленькие сюрпризы все любят )

          • Оксана, а я вкладываю маленькую шоколадку в мелкий пакет и ее всегда пропускают (из разных отделений отправляла, проблем не было). Знаю, что у разных стран есть определенный список запрещенных товаров (например, в Германию нельзя отправлять косметику и бытовую химию). Поэтому лучше уточнить еще раз в своем отделении, думаю пропустят карамельки.

  5. Читаю комментарий Натальи про «подарок» присоединюсь к вопросу, ведь я тоже ставлю галочку подарок, а там будет стоять цена изделия!! Это очень не хорошо, на мой взгляд. Вот предлагаю просто составлять опись содержимого, без указания стоимости, тогда это будет восприниматься таможней как просто опись, на случай если вскроют, чтобы ничего не потерять. А цену покупатель уже итак знает и он деньги сразу заплатил при покупке, пусть он уже сам ведет у себя бухгалтерию, нам еще за это беспокоиться думаю не стоит! Для нас самое главное, чтобы на таможне все прошло хорошо и без проблем!

    • Здравствуйте, Таня.
      Да, можно и так сделать. Хотя от меня требуют указывать стоимость на CN22 почтовые работники. Если такое происходит, то я обычно ставлю там стоимость по 1 доллару. А инвойс можно распечатать без цены.

          • Ах, да! Заполняла такую декларацию, не знала что она так называется) Но стоимость никогда не указывала, и сотрудники почты не настаивали на этом тоже. Ставлю галочку подарок и перечисляю что в посылке, и все. Не понимаю, чем аргументировали сотрудники, когда у Вас просили указать стоимость?

        • Я вот только с почты, но уже с другого отделения. Здесь тоже и цену нужно указать (сказали, что для галочки любую — указала 50 рублей) и вес каждого отправления зафиксировали, и вложения перечислять на русском языке можно..
          В общем, в каждом отделении свои правила. Я уже не спорю с ними, улыбаюсь и делаю, как говорят 🙂

          • Ирин, я вчера отправляла посылку в США, получилось так что в другом отделении почты в этот раз. Я до сих пор в себя не могу прийти от всего, что было… Конечно, может я еще многого не знаю и в США первый раз отправляла… Я упаковала посылку свою весом граммов 300 от силы в пакет и все упаковала. Прихожу, там два часа отстояла в очереди и уже в самый последний момент за 5 мин до обеда мне говорят: «Так, США… Распечатываете на трех листах декларацию, заполняете и приходите ко мне потом, составляем опись каждого предмета». Я стою в шоке! Я говорю, как опись, а зеленая форма CN22 для чего? У меня тарелка и подставка была в посылке, ну и подарочек с открыткой для покупателя, про него я не озвучиваю-на открытки отдельно потом цепляются сборы. В общем, меня хотели «отфутболить», я говорю почему до этого я отправляла и без проблем. В итоге, добилась ответа, что это на посылки в трех экземплярах, а на мелкие пакеты можно с этой формой. А я и говорю, что у меня мелкий пакет, а не посылка! Она говорит, ладно распечатывайте, будем взвешивать каждый предмет и новый почтовый пакет наш и зеленая эта форма будет без трех листов. Сейчас начитаюсь правил, чтобы еще увереннее вести себя и быть ко всяким сюрпризам готовой… И я так возмутилась и разволновалась там, что вообще вылетело из головы про галочку «подарок» на CN22.
            Как было бы по условиям отправки, если я сказала, что это подарок и что будет, если я эту отметку не поставила? Но на самом деле, сотрудник очень некомпетентная оказалась, передо мной в Германию девушке посылку отправляла 45 мин.

          • Таня, здравствуйте.
            К сожалению, наша почта — это русская рулетка. Никогда до конца не будешь уверен, что все будет по плану. Я стараюсь ходить в одно и тоже почтовое отделение, чтобы была вероятность, что ничего нового там не придумают.
            Если отметка «подарок» не стоит, тогда в зависимости от страны, покупателю может понадобиться платить таможенную пошлину. Про пошлины у меня есть отдельная статья http://proetsy.ru/poshlini-nalogi-mejdunarodnie-posilki-v-raznih-stranah/
            А вообще, на сколько мне известно, на отправку посылки эта отметка не влияет.

  6. Ирин, спасибо! Прекрасная идея- отправлять покупателю накладную. Обязательно при следующей продаже использую свои новые знания на практике.

  7. Присоединяюсь к предыдущим вопросам: стоит ли озвучивать цену в накладной, если на таможне я тоже ставлю галочку «подарок»? С другой стороны, распечатывать накладную без стоимости изделия, как-то уже смысл теряется немного, как мне кажется. Но в любом случае, какой-то оптимальный вариант есть, я уверена, надо просто хорошенько подумать 🙂

    • Майя, да, согласна, спорный вопрос. Если это подарок, то и инвойс вроде как и не должен быть… Я для себя решила вкладывать инвойс без указания цен, потому что всегда отправляю «подарком».

  8. Я тоже не вкладываю инвойс по той причине, что отправляю как подарок, и стоимость в декларации уменьшаю, так как мои товары обычно выше $100 и я не хочу чтобы покупатель платил потом у себя дополнительные комиссии. Так что делаю вид как будто это действительно подарок, а не покупка в магазине.

    • Здравствуйте, Лилия.
      Большое спасибо за ваш опыт и обратную связь!

    • Лиля, добрый вечер! Искала ответа на свой вопрос, и вот нашла ваше сообщение. У меня тоже дорогие товары (художественные кожаные сумки), и нет опыта отправки за границу. Правда, я из Италии отравляю, но получателю-то все равно, откуда он получает. Таможне тоже. Вот сейчас я готовлю свою первую отправку в Канаду, и цена товара 150 евро. Узнала, что в Канаде не облагаются пошлиной «подарки» до 45 долларов. Значит, я должна уменьшить стоимость до 45 долларов. Но как в таком случае поступать со страховкой? Товар все-таки дорогой, и хотелось бы застраховать. Мы не хотим сюрпризов для покупателя, но сами идем на риск. Если я застрахую посылку на 45 долларов, и она потеряется, то я получу 45 долларов. Так ведь?
      Однажды я получила посылку из Китая на 100 евро, и меня заставили платить еще 30 евро. Было обидно. Но продавцу было все равно, он себя застраховал. А почему нам не все равно, и мы об этом голову ломаем? Однажды я получила посылку из России со всякими аксессуарами, которые сама в разных местах заказала и попросила своего друга все переправить мне одной посылкой. Стоимость он не указал. Мне прислали письмо с таможни, чтобы я стоимость им сообщила. Написала, что все это стоит 50 евро. А потом месяц не могла выбить посылку с таможни, писала туда кучу писем, по зеленым платным номерам никакой информации на дают, обратной связи никакой. Церез месяц мне кое-как эту посылку принесли. И тоже заставили платить пошлину 30%. Вот такие сюрпризы.

      • Елена, Добрый день!
        Я именно иду на риск со страховкой как вы написали, страхую на меньшую сумму или не страхую вообще. Но я недавно пришла на Этси, нарабатываю отзывы, стараюсь держать цены чуть ниже чем у конкурентов и тд. Кроме того, не все охотно покупают что то из России, так как сроки нашей почты непредсказуемы. В общем в дальнейшем при наличии хороших регулярных продаж я бы сняла с себя все эти риски с посылками, а в описании к товару писала бы, что возможны дополнительные таможенные сборы и тд. Я думаю так

        • Спасибо, Лиля. Да, приходится идти на риск, чтобы клиента не расстроить и получить хороший отзыв. Согласна… Ну что ж, будем рисковать до определенного момента. А вы, Лиля, какой товар продаете. Можно к вам заглянуть на страничку?

  9. Нашла сегодня ваш сайт и понимаю, что это просто кладезь доступной и понятной информации и просто таких вещей, которые у меня раньше и не зарождались в голове)
    Огромная благодарность за такую работу.

  10. Спасибо за статью очередной раз!)
    У меня почему-то при распечатке инвойса вместо дат, цифр вопросительные знаки.

    • Ирина, здравствуйте.
      Подскажите, пожалуйста, а в предварительном просмотре тоже вопросы значатся?
      Я сейчас перепроверила, посмотрела инвойс от последнего заказа — все в порядке, нигде вопросов нет.

      • Неправильно выразилась. При предварительном просмотре знаки вопроса. Распечатать так и не пробовала.

  11. Добрый день!
    Клиент говорит что его посылку задержали на таможни в Испании, и просит чтоб ему выслали счет
    Какой счет ему высылать?

    • Ирина, здравствуйте.
      Я полагаю, что он имеет в виду инвойс. Вы можете сохранить его на компьютере (из настроек заказа на Этси) и потом отправить по электронной почте покупателю.

      • В таможенных боанках указывается не цена, а оценочная стоимость, это совсем разные вещи. Если стоит пометка подарок, то Вы можете написать, что оцениваете его на 20 евро, тогда, в случае пропажи посылки, Вам вернут какой то процент или все 20 евро, в зависимости от типа отправления и страны. Можете в этой графе написать и реальную цену, но для таможенников и почтовых работников эта цифра несет совсем другой смысл, Если же Вы отправляете НЕ как подарок, то наличие инфойса необходимо, а графа с оценкой уже воспринимается как цена. Иногда таможенники в качестве контроля вскрывают посылки для подтверждения соответствия цены на бланке и инвойсе, ведь некоторые ее намерянно занижают, чтобы не платить налоги. Например я, когда делаю большой заказ с Али, прошу, чтобы послали как подарок или цену ниже 22 евро, потому как все, что над 22-это 30 процентов налога с МЕНЯ. Обычно идут навстречу, но тогда инвойс не вкладывают, теперь уже ясно, почему

        • Оля, спасибо большое за информацию!
          К сожалению, в России, если ты отправляешь мелкий пакет, то оценочная стоимость — это просто значение для таможни. В случае утери Почта ничего не возмещает.
          А вот если хочешь именно оценить посылку (застраховать), тогда нужно отправлять не мелким пакетом, а именно посылкой.
          Интересно, а в Чехии также, или у вас нет отличия между мелким пакетом и посылкой?