Чем больше заказов становится в магазине, тем больше времени отнимает упаковка и отправка товаров. И если в начале подготовка каждой новой посылки может доставлять радость, то как только в день вы начнёте получать по 3-5 заказов и больше, весь этот процесс может превратится в рутину, которая значительно усложнит ведение магазина и ослабит интерес к творчеству. Давайте посмотрим, что можно упростить в этом нелегком процессе и как избавить себя от лишнего стресса.
Данная статья подготовлена на основе материалов, опубликованных на Этси. Оригинал можно прочитать здесь. Итак, приступим!
Тереза Картер из магазина DeBrosse уверена, что отправка посылок может стать “бутылочным горлышком”, который будет тормозить творческий процесс, если её неправильно организовать. Чем меньше у вас квартира, тем вы должны быть более креативны и изобритательны, чтобы хранить там товары, материалы и упаковку.
Эту же мысль подтверждает Делиа Лэнгэн из Delia Langan Jewelry, которая говорит: “Если вы работаете один, то крайне важно минимизировать время на подобные рутинные действия. Нужно упрощать весь процесс отправки, если вы рассчитываете в будущем на расширение своего бизнеса”.
Попробуйте более рационально подойти к процессу упаковки и отправки товаров – так вы сможете избежать стрессовых ситуаций даже в самые напряжённые предпраздничные периоды. А в этом вам помогут советы 5 опытных продавцов.
1. Оцените своё рабочее место
У каждого продавца есть своё уникальное рабочее место, будь то отдельная студия, столик в спальне или на кухне. Поэтому прежде, чем запасаться материалами для работы, подумайте, где вы сможете их все расположить и удобно организовать. “Мой офис – это маленький комод. И каждая вещь должна быть строго на своём месте. С помощью различных органайзеров я сортирую материалы по цвету, важности и частоте использования” – рассказывает о своём подходе Тереза.
Бет Лоуренс из магазина Freshie & Zero в свою очередь меньше беспокоится за место, а больше – за ясность. Она вместе со своими сотрудниками использует разные по цвету этикетки и коробки, чтобы сразу понимать, где что находится. “Когда у вас всё под рукой, просто невозможна ситуация, что вы будете бегать по комнате с вопросами – Где же этот скотч? А где конверты??”
А иллюстратор Стефани Корфи из Stephanie Corfee предпочитает вертикальную организацию материалов: за счёт многочисленных полок она экономит место в студии, а самые важные элементы всегда держит под рукой.
2. Продумайте элементы вашего бренда
Стефани отмечает, что единство всем её товарам придают милые упаковочные наклейки.
Выберите сами, какие элементы бренда вам больше всего подходят. Например, это могут быть визитки, благодарственные открытки, печать с логотипом магазина, специальная упаковочная бумага или скотч.
“Бирки на моих изделиях добавляют определенный интерес к самим товарам. На каждой из них написано, из скольки петель связана шапка или шарф, а также когда я их связала. А может быть просто надпись, что покупатель с помощью своего заказа помог детям-сиротам на Таити” – так необычно подходит к упаковке Тереза Картер.
3. Соберите воедино всё самое основное
Ниже приведен список материалов, которые опытные продавцы всегда советуют иметь при себе. Наверняка, что-то из этого есть у вас дома, но лучше всего выделить их конкретно под упаковку товаров и держать всегда под рукой.
- воздушно-пузырчатая плёнка
- наполнитель для посылки (пенопласт, опилки, бумага и т.п.)
- этикетки/бирки
- почтовые коробки
- конверты с мягким материалом внутри, файлики или листы картона (для отправки картин или бумажных изделий)
- скотч
- ножницы
- канцелярский нож/бритва
- лазерный принтер для печати заказов и почтовых бланков
- бумага для принтера
- ручки
- весы
Если упаковка – это также часть вашего бренда, то позаботьтесь о следующем:
- упаковочная бумага тишью (обычная или цветная)
- записка или какая-то рекламная листовка
- наклейка с вашим логотипом
- визитки
- декоративная лента/скотч
- материалы для особой подарочной упаковки (если вы предлагаете такую)
4. Автоматизируйте всё, что только можете
Делиа Лэнгэн говорит, что одним из важнейших этапов в её бизнес-процессе стал переход от ручного заполнения почтовых бланков к их печати на принтере. “Это намного быстрее, проще, плюс ко всему выглядит намного профессиональнее”. Также можно использовать услуги курьера, который бы забирал ваши посылки и отвозил их на почту, чтобы вы не тратили на это своё время.
Кроме того, Делиа использует два варианта Shipping Profiles: отправка в течение 3-5 дней для готовых товаров и в течение 1-2 недель для того, чего сейчас нет в наличие. “Если у меня будет завал с заказами или рабочие материалы ещё не пришли, то я могу легко изменить один вариант отправки на другой. Кроме того, мне не придётся переводить магазин в режим каникул, если захочется уехать из города на несколько дней”.
5. Если это возможно, старайтесь покупать всё оптом
Иметь под рукой полный список всех подручных материалов не только помогает организовать весь процесс, но и может сэкономить вам деньги, если вы будете заказывать всё в больших количествах. Такого мнения придерживаются многие продавцы, в том числе Кристи Тулл из Fox & Ramona. “И всегда держите при себе пару ножниц. Потому что одни почти наверняка потеряются в самый неподходящий момент”.
Кроме того, так как Кристи закупает очень много материалов, большую часть она хранит в шкафу и просто раз в несколько дней пополняет коробки у упаковочного стола. Так рабочее место не завалено ненужными в данный момент вещами.
6. Создайте стандартный порядок действий при отправке товаров
После того, как вы запаслись материалами и всё тщательно организовали, пора создать простую и легко повторяемую инструкцию того, как вы будете всё упаковывать и отправлять. Используйте каждый раз одну и ту же упаковку, одни и те же материалы, визитки и т.п. Так вы не только увеличите свою эффективность, но и придадите упаковке своих товаров профессиональный вид.
Стефани Корфи также подчёркивает, что она всегда кладёт вещи на то место, которое для них выделила. Чтобы не пришлось их потом судорожно искать.
А Бет Лоуренс даже распечатала список всех необходимых действий и приклеила его на стену, чтобы он всегда был перед глазами, когда придёт очередной заказ.
И подытоживает советы профессионалов Тереза Картер: “Если в вашем процессе упаковки товаров есть слабые места, то наверняка есть и пути их решения. Чем раньше вы построите идеальный процесс отправки, тем быстрее вновь приступите к своему любимому делу”.
Заключение
Мне безумно понравилась эта статья на Этси. Что и не удивительно – хоть я со временем уже выстроила процесс упаковки и отправки, но всё равно в нём встречаются моменты, которые сбивают: то вдруг закончилась пузырчатая плёнка, то не взяла с собой ручку на почту и пришлось второпях покупать новую.
В качестве своих советов могу рассказать о таких лайфхаках:
- взять на почте зелёные бланки CN22, чтобы заполнить их дома
- на конвертах/коробках заранее заполнить поля “от кого”, чтобы при заказе осталось только заполнить графу “кому”
- искать почтовое отделение, где не требуют показывать содержимое мелких пакетов
Поделитесь, пожалуйста, своими советами об упаковке и отправке товаров! Как вы упростили этот процесс? Может быть знаете лучшее время дня/недели, когда на почте меньше всего очередей? Или используете особые коробки/органайзеры, чтобы не перепутать материалы?
Основатель и автор блога ПроЭтси. Люблю Etsy всем сердцем за невероятное количество талантливых мастеров. И за возможность общаться с покупателями со всего света. Стараюсь рассказывать читателям блога обо всех новинках на Etsy и о своём опыте взаимодействия с этой площадкой.
Спасибо!!!
Пожалуйста, Оля. Поделитесь потом своими лайфхаками 🙂
А я вообще CN22 печатаю дома на обычной самоклейке. Прокатывает. И ставлю сразу галочки и подписи – максимум подготавливаю. И заранее на почтовые пластиковые конверты наклеиваю. Адреса тоже на самоклейке печатаю. Значительно экономит время.
С почтовым отделением, которое не хочет принимать запечатанные конверты, разговор простой – приносишь штук 20-30 отправлений НЕ запечатанных, ОДИН раз. Если это не случайное ПО, а жертва на долгое время, они сами умоляют больше так не делать)
Чисто технические хитрости: сейчас в чеках не пишут данные получателя, кроме страны, так что я иду на почту со списком получателей, и выписываю трек-номер напротив фамилии. Фамилии при этом должны быть по порядку – тогда легче отмечать в заказах, не надо каждого искать.
Но вообще отправка изматывает и отнимает ресурс, это да.
Евгений, спасибо вам за крутые идеи! Заимствую с вашего позволения! 🙂
По поводу фамилий – это совсем неудобное новшество на почте. Но я стала крайние разы фотографировать конверт, когда он уже готов к отправке. Прям так и говорю сотрудникам почты – можно я сделаю фото, чтобы отчитаться покупателю. Разрешают. Как раз эти фото позволяют мне понять, у какого отправления какой трек-номер.
Потом отправляю покупателю это фото в личном сообщении (он видит адрес, куда я отправила и трек номер на всякий случай). Ну, и как доказательство на будущее, если что, что я отправила посылку (если она где-то потеряется или будет долго идти).
Спасибо за статью! К сожалению, за всё время на Etsy у меня было всего несколько заказов. А после некоторого перерыва их нет вообще 🙁 Хотелось бы со временем столкнуться с проблемой оформления и доставки ввиду большого количества продаж…
А так пока всё, чем я экономила время:
1. Взять на почте стопочку бланков CN22, чтобы запас был приличный и дома можно было сразу заполнить.
2. Всегда иметь в наличии запас упаковочного материала (поскольку я отправляю преимущественно в пластиковых конвертах, то у меня по несколько штук всех размеров всегда есть, по мере уменьшения запасов они докупаются, а вот коробочки делаются уже под размер товара, как правило, из имеющегося картона).
3. Адрес свой всегда хранить в вордовсоком документе (только так, чтобы помнить где), а при получении заказа в данный док копировать адрес получателя (это экономит время на переписывании + исключает вероятность ошибок, конечно, если только сам получатель их не допустил). Сразу можно распечатать и приклеить на конверт/коробку. Печатать можно как на самоклейке, так и на обычной бумаге, приклеивая широким скотчем.
Елена, здравствуйте.
Не расстраивайтесь по поводу количества заказов – это дело времени! Обычно, к НГ посещаемость растет, увеличивая вероятность покупок.
Елена, спасибо, что поделились своими идеями.Я теперь тоже задумалась обзавестись принтером и печатать адреса, т.к. на написание уходит очень много времени.
Вы знаете. Количество просмотров увеличивается к Новому году. Это и в прошлом году было. Но загвоздка, как мне кажется, в первую очередь в сроках доставки. Если пересылка по Америке составляет около 3 дней (это я имею ввиду, если покупать американцам у американцев), то покупая у нас время доставки увеличивается до (ориентировочно) 2-3 недель, + на форсмажоры, предпраздничную загрузку почты и пр. Итого в политике магазина у меня указано 2-4 недели. А товар сам по себе достаточно специфический (тематика свадебная, + далеко не самый широкий список товаров – преимущественно подвязки, бутоньерки и коробочки-бонбоньерки). Не всегда есть время ждать (зачастую в суматохе такие мелочи забываются, а вспоминаются лишь за несколько дней до торжества). Вот и сейчас. Уже начало декабря. Раньше я разместила лот с фетровыми игрушками на ёлку. В прошлом году из данной коллекции одну игрушку купили (15 ноября), а в этом году только просмотры (и фэвориты), и чем дальше, тем больше просмотров, но продаж – 0. И уже вряд ли кто купит, ведь доставка 2-4 недели, а в предрождественский период кто знает… Посылка может и задержаться… А раньше все считали, что много времени до Нового года, ещё успеется, даже не особо искали)) Может, я и не совсем права, но по моему мнению, сроки доставки могут играть свою роль. Это, кстати, ещё один повод для тех, кто только собирается открывать свой магазин на Etsy и имеет несколько вариантов того, что там продавать, – подумать, какой товар люди из других стран будут готовы ждать.
Елена, да, вы правы, для очень срочных заказов – сроки доставки играют важную роль.
В блоге как-то писала одна девушка, она делает букеты для невест. Срок изготовления букетов около 2 месяцев. Я спрашивала, неужели это никак не влияет на заказы. Она поделилась со мной информацией, что бОльшая часть её покупателей из Америки, а там немного другой подход к этому событию. Невесты начинают готовиться очень заранее, чуть ли не за 1 год. Поэтому надо нацелиться на таких покупателей, кто не откладывает всё на последний момент 🙂
Очень хотелось бы увидеть от вас статью про сам процесс отправки товаров за границу. Конкретно от поступления заказа, и до отправки самой посылки.
Здравствуйте, Игорь.
У меня есть статья на тему “Как отправить товар за границу”
https://proetsy.ru/kak-otpravit-posyilku-v-ameriku-evropu-za-granitsu-pro-etsi/
И в этой же статье есть ссылка на статью, что делать, если случилась первая продажа.
Игорь, пожалуйста, дайте мне знать, если у вас останутся вопросы.
Ирина, здравствуйте! Спасибо за Ваши статьи, с удовольствием читаю их)
я не знаю, может уже был такой вопрос, извините , если повторяюсь. Но как быть, если покупатель не видит, сколько времени занимает доставка. У меня уже везде прописано, что доставка у меня 3-6 недель. Но все равно бывают случаи, что после отправки они пишут, что они думали, что доставка 2-3 дня. Как быть? И что делать, если они попросят вернуть деньги, а я уже выслала заказ?
Успехов Вам!
Алия, здравствуйте.
К сожалению, опыт показывает, что покупатели часто ленятся читать подробности, описание, правила магазина. Попробуйте добавить эту информацию на последнем изображении в листинге, а также проинформировать в сообщении, которое автоматически рассылается после покупки (Info & Appearance — Message to Buyers). Возможно так покупатели точно не пропустят эту информацию и вам потом не придется отменять заказ.
По поводу возврата средств: единственный способ – попробовать договориться. Если не получится и если товар дорогой, то попросить после получения отправить товар назад, предоставить чек (доказательство, что товар отправлен) и тогда возвращать оплату.
Добрый день,
я на Этси несколько месяцев, но весьма успешно)))
мне помогает сэкономить время подготовка к 3ака3у. Т.е., я посчитала, что в среднем у меня на упаковывание украшения уходит от 15 мин до получаса. Таммного манипуляций и часто трудно отвлечься именно на них. Поэтому я обычно убиваю один день на то, чтобы смастерить коробочки ,наполнить их стружками, прикрепить открыточку, поставить вечать сургучную, потом сделать почтовые коробочки, поставить на них красивые печати с растительными мотивами, распечатать и наклеить свой адрес с одной стороны, а с другой- таможенный листочек. В итоге, когда нагрянет 3ака3, у меня все готово, 3а 5 минут я упакую все и бегу на почту.
И да, все коробочки и материалы 3акуплены оптом 3а смешные цены))))
В реале одна почтовая коробка у нас 25 крон это 75р, у меня все с фабрики 3а 5 крон, 15рэ. Поэтому я могу по3волить себе сделать покупателю подарочную упаковку бесплатно, включив 20-25рэ в стоимость товара, что практически не3аметно
Оля, здравствуйте.
Я очень хорошо помню вас и ваш магазинчик! Вы большая молодец, отличные результаты!
А ваш подход к подготовке расходных почтовых материалов – отличный пример. Ведь и правда, гораздо проще сделать всё сразу, чем на каждый заказ тратить по отдельности столько времени! Я снова пересмотрю кое-что в своём рабочем процессе 🙂 Спасибо вам!
Всё, что описано в статье, я использую)) У меня дома огромный рулон пузырчатой плёнки, запасы тишью, скотча, конвертов для отправки, фирменных коробочек и т.д. Поэтому процесс упаковки уже хорошо построен. Что касается почты – то лично для моего отделения счастливые часы для меня – около 15 ч. дня.
А вот ещё информация, которую мало кто знает – оплачивать посылочки можно марками, это выгодно, так как марки не облагаются НДС 18%. Сама так ни разу не делала, да и забыла совсем, а стоит попробовать! А может, кто оплачивал? Поделитесь!
Екатерин, здравствуйте.
Я постоянно оплачиваю марками – отправление до 100гр. выходит в 205 рублей, а до 250 гр – 315 рублей.
Единственное, не все сотрудники знают о том, что международный мелкий пакет можно оплачивать без НДС. Я пару раз “поспорила” на почте возле дома, потом все тонкости выяснила на главпочтампте и теперь хожу только туда (там не досматривают отправление, марки почти всегда есть, и нервы мои целыми остаются). Я еще как раз марки про запас покупаю, чтоб всегда минимум на 5 посылок было дома в наличии. И приношу уже готовое отправление, значительно экономит время. Обязательно попробуйте так. Вроде экономия всего 40 рублей, но если округлить, то это почти доллар, да и копейка рубль бережет 🙂
Екатерин, сколько у вас времени уходит на подготовку одного заказа к отправке(хотя бы примерно)?
Ирина, здраствуйте.
Я много перечитывала ваши статьи и различные кометарии! У меня возник вопрос, я бы хотела, чтобы вы посоветовали мне. Покупатель в меня сделал и оплатил два заказа в один и тот же день. Могу ли я отправить ему как одну посылку? Трек номер должен быть один или два? Заранее благодарю за ответ!)
Лилия, здравствуйте.
Да, конечно, отправить одной посылкой можно (но на всякий случай лучше поинтересоваться у покупателя, не будет ли он против. Как бы поставив его в известность).
И затем, после отправки, в обоих заказах на Этси указать один и тот же трек-номер, написав в комментариях и в личном сообщении, что оба заказа были отправлены в одной посылке.
Обычно я делаю так.
Добрый день! Ирина, может Вы мне подскажите, как сделать правильно. Покупателю заказ нужен через год, он его уже купил. Листинг готов к отправке через 1-2 недели. Я обычно отправляю за несколько месяцев до мероприятия, т.к. у меня мыло. Можно как-то перенести дату отправки и на какой период максимум? Спасибо!
Татьяна, здравствуйте.
Да, дату отправки можно перенести, но максимум на 3 недели.
Для этого нужно зайти на страницу заказов, выбрать нужный, нажать на 3 точки (More actions), и выбрать пункт “Update ship by date”
Раньше была кнопка Undo, она отменяла статус оплаченного заказа. Можно было вручную “как бы отменить оплату”, а потом перед отправкой снова указать, что он оплачен и дальше действовать по привычной схеме. Сейчас такой кнопки нет…
Поэтому, скорее всего, придется делать пометку об отправке в срок, но заранее предупредить покупателя, что заказ будет отправлен ориентировочно через 8-10 месяцев.
Либо написать админам и спросить у них совета, вдруг что-то посоветуют или доработают функционал 🙂
Ира, спасибо Вам за ответ. Буду переносить заказ на 3 недели, покупателя уже предупредила. А как сделать пометку об отправке в срок без трека? Спасибо!
Добрый день!
Написала админам, вот их ответ:
Each seller has one opportunity per order to change the scheduled “ship by” date for that order. The new date cannot be more than three weeks later than the original “ship by” date.
To make this change, go to Shop Manager > Orders & Shipping.
Select your order, and at the top, open More actions > Update ship by date. Choose your new ship date, add any details to the note we’ll send the buyer, and click “Update & notify buyer.” We’ll send a Conversation to the buyer with the new ship date, and any additional details you’ve included.
Learn more about processing times and “ship by” dates here: https://www.etsy.com/help/article/3153
Since it sounds like you will need to change it for more than 3 weeks ahead, another option you have is to cancel and refund the order, and create a custom/reserved listing for your buyer.
To place an item on hold for a buyer, you can adjust the listing title to read “RESERVED for __” and mention it in the listing description. Some sellers also make the listing image say “reserved.”
Но так как покупатель гость, я предложила ему Ваш вариант, отправить через 6-8 месяцев, при этом пометив его как отправленный. Он согласен.
Как правильно это сделать? Подскажите, пожалуйста, нужен ли трек? Переживаю, что бы всё было правильно.
Буду признательна за ответ.
Спасибо!!!!!
Татьяна, спасибо, что разместили ответ админов Этси.
И хорошо, что вы предупредили вашего покупателя и получили от него положительный ответ.
Теперь нужно по традиции завершить заказ “Mark completed”, написать в комментарии к этому заказу, что он будет отправлен позднее, в такой-то срок. И тогда же вы укажете трек-номер в личном сообщении.
Поле с трек-номером можно оставить пустым.
А также могу порекомендовать, чтобы покупатель не переживал – периодически ему писать, интересоваться, как идут его дела и сообщать, что у вас все хорошо, отправка будет в ранее оговоренный срок. Чтобы он чувствовал, что вы не пропали, что вы о нём помните 🙂
Здравствуйте, Ирина! Надюсь, мне будут интересны и полезны ваши статьи про Этси.
Успеха вам!)
Добрый день, Ирина!
У меня вопрос про отправку марками. В каком случае такая отправка возможна, а в каком случае нет? То есть, какие существуют критерии для отправки товара марками. У меня, например, разный товар по весу и объему. Есть по весу 7 кг, есть 250 гр или 500 гр. Зависит ли отправка товара марками от веса посылки? Ответьте, пожалуйста. Спасибо.
Лариса, здравствуйте.
Я знаю, что мелкие пакеты (так можно отправить посылки до 2 кг) точно можно оплачивать марками. Я так и делаю 🙂
Возможно и посылки можно (то есть больше 2 кг) – по крайней мере в тарифах на сайте Почты России есть стоимость при оплате марками. Главное, чтобы сотрудники почты умели это делать и в их программе была такая функция 🙂